BCG即為波士頓顧問公司,專門服務於企業面對經營方面難解的問題,並且經過內部初步的分析而無法提出解決辦法之際,進一步針對問題提供專業的應對策略,同時協助公司推動內部的革新,徹底地實踐策略建言來解決問題。於是,整本書籍集中探討BCG在此過程中,如何深入問題乃至於最終發展出策略的流程,主要在於「如何想」—思考、分析及解決問題;「如何寫」—依循策略故事的原則來撰寫投影片;「如何說」—進行強而有力的簡報;「如何管」—管理人、內容及流程。個人認為書中所言適用於任一領域的職場中,讀者可以清楚地鳥瞰面對問題時,如何透過組織層級分工合作,最終統整出解決策略來呈現給客戶。
一、「如何想」—思考、分析及解決問題。此處所談的能力,為專案經理及其領導的顧問團隊必備的核心能力。問題便是「現狀」與「目標」的差距,一個清晰的問題解決方案,即為所謂的策略,清楚地指出從現狀達到目標的「途徑」。直探問題最爲根源的肇因,方能徹底地解決問題,但由於人力及資源有限,一般慣於採用兼具「可解決性」及「有影響力」的策略解決問題,以免耗費過多時間及牽涉層級過大。策略必須為兼具「突破性」及「針對性」的洞察(insight),也就是提供給受影響客戶過去不知道的關鍵資訊,此才是策略的真正價值所在。界定出真正的問題前,直至發展出最後的策略,常需要借助「批判思考」、「邏輯思考」及「假說思考」三種能力,針對確定的問題進行解決。透過「批判思考」,能夠對事情的表象提出質疑,並且獨立評估及權衡優劣,以致於不會不經思考得出直覺性的結論;透過「邏輯思考」,可以應用因果關係來一層一層地梳理出思考的架構,以利於提出見解時的溝通順暢;透過「假說思考」,可以針對問題建立初步的假說,並進一步驗證假說的正確性,乃至於持續革新假說,直至最終找出解決問題的策略。借助上述三項關鍵的能力,初步的問題常需要經過探究,在確定為真正的問題後,方能進一步確認問題的結果—受問題影響的對象,以及研究問題的原因—造成問題的根本緣由,也才能開始以「打破沙鍋問到底」的心態,不斷地探究問題的本質,以建立—驗證—革新假說的循環方式,透過訪談、文獻檢索、問卷調查、團隊討論、現場參訪等等方式,每一步皆伴隨著對大量資料進行分析,直至最後找出策略。
二、「如何寫」—撰寫投影片。針對問題探最終究出策略後,便到了要呈現給客戶的時候,投影片是一般呈現的方式,將最終策略透過投影片呈現出「策略故事」,便是進行簡報時的重點原則,為的是以簡單且有邏輯的方式,說服客戶採用以往不知道且符合其獨特需求的策略,以徹底地解決相關問題。一頁一頁的投影片具備關鍵訊息的「標題」、證明關鍵訊息的「內容」,以及任何資料及數據的「來源」,其中每一頁的關鍵訊息是靈魂所在,必須串起欲表達的策略故事;另外,為了方便忙碌的重要主管們,迅速了解此報告最為關鍵的重點訊息,第一頁呈現出「執行摘要」是必要的,必須將上百頁的報告內容濃縮在此頁,堪稱最為困難的挑戰之一。「執行摘要」可以遵循「情境」、「問題」、「解答」及「下一步」的原則建構,「情境」是總結出客戶與顧問公司達成的共識,「問題」是經過顧問公司所挖掘出的核心問題,「解答」是顧問公司所發展出深具洞察的策略,「下一步」是顧問公司建議後續的行動與計畫,透過此四大原則呈現出「執行摘要」,將會讓聽者迫不及待地想聽聽接下來的報告內容。
三、「如何說」—進行強而有力的簡報。說的重要性高於寫,不厭其煩地練習,並且勇於改正自己的缺點,是精進簡報的核心原則及技巧。進行簡報前,必須清楚地明瞭聽者是誰,以及透過簡報後要達成的目標;分配簡報會場中的引導員及補給員,分別負責引導流程進行及資料補充說明;掌握單張投影片的時間分配,避免過度停留在某一投影片;統整欲表達的訊息,而非逐字唸出投影片上的一字一句;預留討論的時間,讓策略能夠透過討論,進一步深入客戶的認知;事先排演練習,以避免簡報過程中,呈現過多的專業術語,甚至是邏輯跳躍太大。進行簡報時,注意簡報整體的速度,以及說到重點時的語調變化;避免口頭禪不斷地出現,利用適時的停頓吸引聽者的注意,以便進行更進一步的思考;盡量能夠使用簡易明瞭的詞語,以有效傳達的方式來解說,促使客戶迅速地理解;確保眼神能與客戶進行交會,適時停頓三到四秒的時間;到了問答時段,在聽完提問的問題後,能夠重複說出問題,以確保雙方認知的問題一致,再開始針對問題進行意見發表,並於回答後再次向提問者確認,問題是否已如其預期被回答。
四、「如何管」—管理人、內容及流程。專案經理主要負責專案管理,其中人、內容及流程為三大要素。就「內容」而言,負責將針對問題建立的假說,以功能性作為分化,以形成對應的子議題,並分配給顧問團隊進行仔細地探討,致力證明假說的成立,或是假說不成立後進化假說,直至最終產出關鍵的洞察;在這過程中,事前擬定的「工作計畫」以及預先製作的「成果投影片」相當重要,以此能夠以白紙黑字的方式,掌握各顧問團隊發展子議題的方向,與客戶最終需求的方向一致。就「人」而言,負責將顧問團隊、客戶及合夥人三方的意見統整,盡力避免任一方的不滿,更能因應各方的需求,以適當的行動進行回應。就「流程」而言,便是以耐心掌握住專案發展的枝微末節,熟知各項事務發展權重的高低,適時地調動資源順利完成,更能隨時保持各方人員的溝通順暢,甚至能與顧問團隊共享代辦事項清單,以適切地掌握發展的進度。